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Analisi e progettazione dei processi aziendali alla portata di tutto il team

Il BPMN (Business Process Model Notation), o, più semplicemente BPM, è uno di quei concetti che è più facile a farsi che a dirsi.

Solitamente, quando si parla di definizione e analisi dei processi aziendali (business processes, per l’appunto) all’interno di un sistema informatico (CRM, gestionale, WMS, …), si ricorre all’assistenza di team tecnici per configurare i procedimenti che il sistema dovrà seguire, o si adattano questi ultimi alle funzionalità standard disponibili.

I processi end-to-end sono spesso complessi, poiché, oltre che a seguire logiche diverse da azienda ad azienda, coinvolgono strumenti e dipartimenti differenti, ognuno dei quali ha sviluppato a sua volta un preciso flusso di lavoro.

Questa complessità e la diversità delle tecnologie in background possono rendere difficile comprendere esattamente cosa sta succedendo all’interno di un’azienda, con il rischio di creare ripercussioni, come rallentamenti o errori, nell’operato generale.

Consentire una comunicazione interdipartimentale chiara, efficace e fluida, e permettere una facile definizione, nonché comprensione, dei processi sottostanti alle attività da parte di tutto il team, sono alcuni degli obiettivi del BPMN che portano a massimizzare l’efficienza operativa e creare un flusso di lavoro senza intoppi.

Cos’è il BPMN (Business Process Model Notation)?

Com’è intuibile dal nome stesso, il BPMN è uno strumento per la gestione dei processi aziendali che fornisce alle aziende la capacità di creare e modellare le proprie procedure interne attraverso la descrizione visiva di una sequenza dettagliata di attività e flussi di informazioni necessari per completare un processo. Ciò è reso possibile da dei diagrammi di flusso (workflow) che a loro volta determinano il funzionamento di automatismi all’interno dei sistemi informatici.

Tramite questi diagrammi, i cui componenti possiedono delle logiche e dei significati ben precisi, è possibile rappresentare in maniera semplice processi complessi, come ad esempio la gestione delle trattative, e personalizzarli in base alle specifiche esigenze procedurali delle aziende e, in particolare, dei singoli reparti.

Vediamo ora più nel dettaglio alcune caratteristiche del Business Process Model.

Simbologia principale

Il BPMN ha alcune categorie base di elementi e, al loro interno, forme e simboli differenti. Di seguito riportiamo una breve panoramica. 

• Eventi (cerchi): trigger che avviano, modificano o completano un processo (ad esempio: messaggio, timer, errore, compensazione, segnale, annullamento, …). Punto d’inizio, intermedio e fine.

• Attività (rettangolo arrotondato): particolare attività o compito eseguito da una persona o da un sistema.

• Gateway (diamante): punto decisionale che può regolare il percorso in base a condizioni o eventi.

• Flussi di sequenza (freccia continua): ordine delle attività da eseguire.

• Flussi di messaggi (freccia tratteggiata con cerchio sul lato sinistro): rappresentano i messaggi e l’ordine di flusso tra i partecipanti.

• Pool e corsie: un pool rappresenta i principali partecipanti a un processo (altre aziende/dipartimenti, …). Le corsie all’interno di un pool mostrano le attività e il flusso per un determinato ruolo o partecipante, definendo chi è responsabile di quali parti del processo.

Utilizzando una combinazione di questi simboli per comporre un diagramma più o meno sofisticato a seconda delle specifiche esigenze di uno o più dipartimenti, è possibile costruire un flusso automatico all’interno della piattaforma per la gestione aziendale.

I vantaggi del BPMN 

L’obiettivo del BPMN è dunque quello di offrire a tutti i membri coinvolti in una procedura una visione chiara di tale processo dall’inizio alla fine, nonché la definizione personalizzata dello stesso. Tra i vantaggi dell’adozione di questo strumento troviamo:

Facilità di comunicazione e collaborazione

Il BPMN favorisce una comunicazione più fluida e una collaborazione efficace sia all’interno di un singolo team che tra team differenti. Questo facilita la condivisione di informazioni e conoscenze, permettendo a tutti i membri coinvolti di avere una visione chiara degli obiettivi comuni e delle responsabilità.
La chiarezza dei processi promuove una visione d’insieme che permette a ciascun individuo di comprendere il proprio ruolo, stimolando l’efficienza e la collaborazione sinergica.

Visibilità immediata dei processi complessi

La maggior parte dei dipendenti ha una comprensione limitata dei processi e dei flussi di lavoro che mantengono operativa la propria organizzazione. La loro visione copre tipicamente la specifica area di competenza, risultando in un quadro frammentato di un processo che può ostacolare la collaborazione e l’innovazione. La rappresentazione visiva offerta dal BPMN fornisce un modo chiaro e intuitivo per comprendere i passaggi dei complessi flussi di lavoro, consentendo a tutti i partecipanti di individuare rapidamente le fasi e le interconnessioni all’interno del processo.

Personalizzazione dei processi aziendali

La flessibilità del BPMN si traduce in un adattamento dei processi aziendali alla realtà specifica dell’azienda anziché costringere l’organizzazione ad adeguarsi ad un modello standardizzato. Questo significa che il BPMN non impone una struttura rigida, bensì consente la personalizzazione dei flussi di lavoro, permettendo di modellarli in base alle esigenze uniche dell’azienda. Ciò permette un’implementazione informatica e operativa che si allinea direttamente con le logiche interne, garantendo sintonia all’interno dell’azienda.

Gestione di diversi gradi di complessità

Uno dei vantaggi più significativi del BPMN risiede nella sua capacità di produrre rapidamente e facilmente diagrammi di flusso semplici o complessi a seconda delle necessità, indipendentemente dalle competenze tecniche del personale.

Che si tratti della gestione di una trattativa, del controllo qualità o di un flusso autorizzativo, con il Business Process Model and Notation è possibile creare workflow in autonomia, senza dover ricorrere a team tecnici, e modificarlo in tempo reale in caso di cambiamenti o entrata in gioco di altri fattori lungo il percorso.

Riduzione dei task ripetitivi e degli errori

La riduzione delle attività ripetitive ottimizza non solo il tempo impiegato, ma riduce anche il rischio di errori umani. La possibilità di creare automatismi attraverso il BPMN riduce i margini per interpretazioni errate o passaggi dimenticati, contribuendo anch’esso a migliorare la qualità complessiva delle operazioni aziendali.

Miglioramento delle performance e dell’efficienza

Come risultato dei vantaggi sopra elencati, il BPMN contribuisce all’ottimizzazione dell’organizzazione e delle performance aziendali, semplificando le attività interne. La chiara comprensione dei processi e la loro strutturazione efficiente consentono di identificare e rimuovere inefficienze, migliorando la produttività complessiva dell’azienda.

Conclusione

In conclusione, come si è visto in questo articolo, il BPMN permette di ottimizzare i flussi aziendali, facilitandone la definizione, la comprensione, l’analisi e la collaborazione tra reparti.

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